บทที่ 4 การรีเอ็นเจียรีนิ่งสำนักงาน

ขั้นที่ 3 การชี้ให้เห็นถึงกระบวนการหลักองการบริหารองค์การ

1.วิธีการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง(Reengineering Method)มีวิธีการดังนี้
1.1 ศึกษารูปแบบกระบวนการทำงานให้เข้าใจ(Understanding Process)โดยการมอบหมายงานให้ผู้เกี่ยวข้องที่เข่าใจในงาน ซึงมีผู้ที่กี่ยวข้องกับการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง ได้แก่
(1)ผู้นำ (Leader) คือ บุคคลที่มาจากการเลือกตั้งหรือแต่งตั้ง หรือการยกย่องขึ้นมาของกลุ่ม เพื่อให้ทำหน้าที่เป็นผู้ชี้แนะและช่วยเหลือให้กลุ่มประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
(2)ผู้เป็นเจ้าของกระบวนการ(Process Owner)ผู้จัดการที่มีความรับผิดชอบในกระบวนการทำงานที่จะให้มีการทำรีเอ็นจิเนียริ่งโดยทำหน้าที่ประสานงานพร้อมทั้งรับผิดชอบในการปฏิบัติงานของทีม
(3)ทีมงานรีเอ็นจิเนียริ่ง(Reengineering Teamm)ทีมทำงานของพนักงานซึ่งตกลงใจ ร่วมกันทำรีเอ็นจิเนียริ่ง ซึ่งประกอบด้วยบุคคล 2 ฝ่าย คือ
- คนวงใน(Insiders)
- คนวงนอก(Outsiders)
(4)คณะกรรมการผู้ชี้นำ(Steering Committe)บทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการผู้ชี้นำคือ
- จัดการให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ ข้อบังคับของธนาคาร และมติของที่ประชุม ผู้ถือหุ้นกำกับดูแลการดำเนินกิจการทั้งหลาย
- คณะกรรมการจะต้องประชุมอย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง และต้องมีกรรมการมาประชุมไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของจำนวนกรรมการทั้งหมด และให้ถือเสียงข้างมากเป็นมติของที่ประชุม
-คณะกรรมการต้องจัดให้มีการประชุมผู้ถือหุ้นเป็นการประชุมสามัญประจำปีภายในสี่เดือน ส่วนการประชุมผู้ถือหุ้นคราวอื่นๆ นอกจากที่กล่าว เรียกว่า การประชุมวิสามัญ ซึ่งกรรมการจะเรียกประชุมวิสามัญเมื่อไรก็ได้ สุดแต่จะเห็นสมควร หรือคณะกรรมการจัดให้มีการประชุมวิสามัญ
- ในจำนวนกรรมการ แม้ตำแหน่งจะว่างไปบ้าง กรรมการที่เหลืออยู่ย่อมทำกิจการได้
- ปฏิบัติตามข้อพึงปฏิบัติที่ดีสำหรับกรรมการบริษัทจดทะเบียน (Code of Best Practice of Directors of Listed Companies)
(5)ผู้มีอำนาจทำรีเอ็นจิเนียริ่ง(Reengineering CZar)ผู้รับผิดชอบในการดูแลด้านเทคนิคในการรีเอ็นจิริ่งเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ตั้งไว้

2. การจัดรูปแบบกระบวนการทำงานใหม่(Reengineering Process)แบ่งออกเป็น 3 วิธีคือ
2.1 การใช้วิธีการทำรีเอ็นจิเนียริ่งที่ถูกต้อง มีดังนี้
- ตั้งชื่อกระบวนการทำงาน
- สร้างแผนภูมิกระบวนการทำงานในระดับสูง
- เลือกกระบวนการทำงานที่จัดขึ้นมาใหม่
- ทำความเข้าใจและการจัดรูปแบบกระบวนการทำงานใหม่
2.2 การใช้ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างเต็มที่
2.3 การใช้เทคนิคในการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง มีดังนี้
- บทบาทและความเข้าใจของผู้บริหารระดับสูง
- อย่าพยายามทำรีเอ็นจิเนียริ่ง เมื่อประธานกรรมการบริหารเหลือเวลาอีก 2 ปี ก่อนเกษียน
- อย่าจัดการรีเอ็นจิเนียริ่งใว้ช่วงกลางของระเบียบวาระการประชุมของบริษัท
- อย่าพยายามยึดแน่นกับกระบวนการเดียวแต่ควรมีการเปลี่ยนแปลง
- อย่าพยายามทำรีเอ็นจิเนียริ่งให้เกิดขึ้นจากระดับล่างขึ้นสู่ระดับบน
- อย่าล้มเหลวในการแยกความแตกต่างของการรีเอ็นจิเนียริ่ง
- มอบหมายงานให้บุคคลที่เข้าในการรีเอ็นจิเนียริ่งอย่าสงแท้จริง
- ต้องใช้ความรู้ความสามารถไม่ไช่โชคช่วยต้องรู้กฏเกณฑ์
- อย่าหวังทรัพยากรที่ไปสนับสนุนการทำรีเอ็นเนียริ่ง
- ไม่สนใจต่อค่านิยมและความเชื่ของประชาชน
- อย่ามุ่งไปสู่กระบวนการทางธุรกิจที่เป็นนามธรรม
- อย่าถอยกลับเมื่อคนต่อต้านการเปลี่ยนแปลงจากการทำรีเนจิเนียริ่ง
- อย่าท้อถอยหมดความพยายาม

เปตรา นครสลักเข้าไปในหิน

เปตรา นครสลักเข้าไปในหิน

ชื่อสถานที่ เปตรา : Petra

สถานที่ตั้ง ประเทศจอร์แดน

ปัจจุบัน สามารถเข้าเยี่มชมได้

** สถานที่นี้ได้ติดอันดับ 1 ใน 7 สิ่งมหัศจรรย์ของโลกยุคใหม่ จากผลโหวตเมื่อวันที่ 07/07/07

นครเปตราในจอร์แดนเป็นเมืองที่เจาะสลักเข้าไปในหินเกือบทั้งหมด รอบบริเวณ ไม่ว่าจะเป็น วิหาร หลุมศพ บันได โรงละคร ซึ่งขุดสลัก มาแต่ยอดเขาลงมาเป็นหลืบลดหลั่นเป็นช่อชั้นงดงาม แสดงถึงฝีมือและ ศิลปะในการสลักหินได้อย่างยอดเยี่ยม สีของหินก็กลมกลืนกันดี ตัวตึกสี เลือดนก สีกุหลาบและสีม่วงเป็นลำดับ ถือกันว่าเป็นศูนย์กลางของอารยธรรม เบื้องต้นของเขตตะวันออกกลางที่เรียกว่านาบาทีนส์ คนแถบนี้เป็นพวกเร่รอน อาชีพเลี้ยงแกะอยู่ไม่เป็นที่ เป็นพวกชอบทำธุรกิจค้าขายเครื่องเทศจากตะวันออก ไปยังเขตเมดิเตอร์เรเนียน จากนั้นก็ขนส่งลงเรือไปสู่ยุโรป ในช่วงเวลาที่มีการ ค้าขายอย่างกว้างขวางกับอาณาจักรต่าง ๆ สืบมาจนถึงปัจจุบันได้ใช้เส้นทาง ในเขตซีเรียสู่ซาอุดีอารเบียโดยอาศัยกองคาราวานขนส่ง ได้สร้างความร่ำรวย และอำนาจราชศักดิ์ จนได้กลายมาเป็นนครเปตราขึ้นจากพวกอีโดไมท์ ซึ่งถือ เป็นเมืองหลวงในราว 300 ปี ก่อนคริสตกาล
ในคริสต์ศตวรรษที่2 พวกนาบาทีนส์ต้องพ่ายแก่เผ่าพวกโรมัน จำเป็นต้องเข้ารวมกับอาณาจักรโรมันแต่ความสำคัญด้านการค้าของนครเปตรา ยังอยู่ต่อไปโดยมีชาวโรมันคอยหนุนหลัง ถนนโรมันถูกสร้างขึ้นจากซีเรียไปยังทะเลแดง โดยฝีมือของชาวเมืองทรอยตามอย่างถนนโรมัน ศิลปะนี้เป็นที่ยอมรับกันทั่วไป พวกศริสเตียนได้นำมาดัดแปลงสร้างเป็นสถานนมัสการพระเจ้า

สิ่งก่อสร้างสำคัญชิ้นหนึ่งในนครเปตราคือมหาวิหารกวาซร์ ฟีราโอน ซึ่งสร้างสมัยพระเจ้าอาเรตัสที่4 มหาราชของชาวนาบาทีนส์ ซึ่งครองราชย์ระหว่าง 9 ปีก่อน ค.ศ. จนถึง ค.ศ. 40

การบูรณปฏิสังขรณ์นครเปตรากำลังดำเนินอยู่อย่างมาก ในปัจจุบัน นครแห่งนี้ถูกค้นพบในรูปปรักหักพังมาตั้งแต่ ค.ศ. 1812 นับเป็นนครที่ดึงดูดนักท่องเที่ยว ให้ไปชมปีละมากมาย ความนิยมดังกล่าวช่วยยกฐานะให้นครเปตรากลายเป็นสิ่งมหัศจรรย์ โปราณสิ่งหนึ่งในโลก

ผลที่ออกมาคงเป็นที่ถูกใจของใครหลายๆคน ทั้งนี้ทางทางองค์กร New7Wonders ยังได้เตรียมเปิดโครงการใหม่คือการค้นหา 7 สิ่งมหัศจรรย์ทางธรรมชาติยุคใหม่ (NEW 7 WONDERS OF NATURE) โดยจะเปิดให้มีการเสนอชื่อสถานที่เข้าชิงไปจนถึง 08.08.08. อีกด้วย

การจัดสิ่งแวดล้อมเพื่อระบบสำนักงานอัตโนมัติ

การจัดสิ่งแวดล้อมเพื่อระบบสำนักงานอัตโนมัติ

คือ ส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับบรรยากาศในการทำงาน ช่วยประหยัดเวลา การมีระบบ การจัดเอกสารข้อมูลอย่างมีระเบียบ โดยเฉพาะกลุ่มผู้บริหารซึ่งคอยสั่งการให้ใช้ปัจจัยต่างๆ และมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันต้องการความแม่นยำฉับพลันทันทีด้วยความต้องการที่จะดำรงอยู่ และก้าวเป็นผู้นำทางธุรกิจ ทุกคนพยายามใฝ่หาวิธีการจนกระทั่งได้พบระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation หรือที่เราเรียกว่า OA )นักบริหารจึงใช้ OA เป็นประโยชน์เพื่อที่จะใช้ในการแก้ไขปัญหาอื่นๆ เช่น สร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์เทคโนโลยี หรือระบบงานใหม่ๆ

ความสำเร็จของการสร้างสำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA ทำให้งานสะดวกขึ้น ดัวนั้นเมื่อที่จะนำระบบ OA เข้ามาใช้ในสำนัก-งานจะต้องจัดเตรียมสิ่งต่างๆ ดังนั้นปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง คือ
1. ระบบงานที่จะนำมาใช้ว่าเป็นระบบชนิดใด
2. จำนวนผู้ปฏิบัติงานลักษณะทำงานของแต่ละคน
3. การเลือกและกำหนดพื้นที่ว่ามีขนาดเท่าใด
4. การเลือกเฟอร์นิเจอร์ อาจใช้แบบสำเร็จก็ได้

โปรแกรมประยุกต์ด้านการจักการสำนักงานอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงาน อัตโนมัติ หรือ "สำนักงานยุคใหม่" สำนักงานอัตโนมัติ คือ
การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
2.ช่วยลดต้นทุนในการบริหาร เนื่องจากภายในสำนักงานอัตโนมัติสามารถใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมและช่วยเหลือการทำงานได้หลายหน้าที่ ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินการต่ำ (ลดจำนวนกำลังคน)
3.ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ทำให้สามารถรับข้อมูลและส่งต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยเทคโนโลยีสื่อสาร ดังนั้นการประชุมจึงสามารถใช้อุปกรณ์สื่อสารเพื่อการประชุมทางไกลได้ด้วย
4.ประหยัดพื้นที่ในการเก็บข้อมูล การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติทำให้สามารถเก้บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากโดยอาศัยพื้นที่เพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ยังลดปริมาณการใช้กระดาษลงด้วย
5.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
6.การจัดพิมพ์เอกสาร สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น
7. การดำเนินงานต่าง ๆ เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น
8.ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว คือ การทำงานมีความถูกต้องแม่นยำ เนื่องจากอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและถุกต้อง
9.ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น ดังนี้
10.ทำให้รู้สึกว่าตนได้สังกัดหรือทำงานกับหน่วยงานที่มีความทันสมัย
11.ทำให้ไม่คิดจะทิ้งหน่วยงานไปทำงานที่อื่น
12. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณะดี
13. สำนักงานอัตโนมัติช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ปรากฏต่อบุคคลภายนอก
14. สร้างความน่าเชื่อถือต่อหน่วยงานอื่น ๆ


เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ซึ่งมี 4 ระดับ คือ ซุปเปอร์คอมพิวเตอร์ (Super Computer) เมนเฟรมคอมพิวเตอร์ (Mainframe Computer) มินิคอมพิวเตอร์ (Minicomputer) ไมโครคอมพิวเตอร์ (Microcomputer)
เทคโนโลยีโทรคมนาคม ได้แก่ โทรศัพท์ ระบบประชุมทางไกล เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีภาพกราฟฟิกได้แก่ งานประมวลผลภาพกราฟิก เช่นงานสแกน เครื่องมือที่ใช้งานภาพกราฟิก เชืนเครื่องพิมพ์เลเซอร์ และโปแกรมอ่านอักขระด้วยแสง
1. ระบบอินเทอร์เน็ต มีบทบาทสำคัญต่อสำนักงานอัตโนมัติ
2. ระบบอินเทอร์เน็ตมีวิธีการสื่สารที่เป็นมาตรฐานใช้งานง่าย
3. มีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง
4. สามารถบันทึกเก็บเอกสารไว้ในระบบอินเทอร์เน็ตในแบบที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงเอกสารไปยังเอกสารอื่น ๆ
5.ใช้งานด้านการประชาสัมพันธ์ การเผยแพร่เอกสาร และการจัดทำห้องสมุดได้


เอกสารอ้างอิง
http://www.yupparaj.ac.th/RoomNet2544/chittrakorn/Page/Body.htm
http://www.sema.go.th/files/Content/Technic/k4/0024/business_lithai/job/sec08p01.html